システム改修の背景と改修点

研究倫理審査申請システムのシステム改修の背景

今回のシステム改修の背景と課題

現在の研究倫理審査申請システムのユーザー数は、学内約5,800人、学外約420人です。
システムを利用するにはユーザー登録が必要で、各教室や診療科に倫理指導員がいる場合は倫理指導員が登録を担当し、倫理指導員がいない場合（他部局を含む）は研究倫理支援室が登録管理を行っています。
しかし、現状では人事異動などの情報に基づくユーザー登録情報の変更や更新がリアルタイムで反映されていません。
そのため、以下のような問題が発生しています。

倫理審査申請書の提出が可能な研究責任者の職名確認が適切に行えない
人事異動により学外者となった場合でも、ユーザー登録情報の変更・更新がされない

これらはガバナンス上のリスクとなる可能性があるため、対応が求められています。

対応策

厳格な人事情報の管理を徹底するため、大学本部の人事情報（医学部、医学部附属病院、他部局を含む）と研究倫理審査申請システムを連携させるシステム改修を実施し、上記のリスクを軽減します。

今回のシステム改修で期待される効果

研究倫理審査申請システムの適正な運用
人事情報をシステムと連携することで、最新の人事情報に基づく正確な運用が可能になります。
ユーザー登録に関する業務負担の軽減
これまで倫理指導員や研究倫理支援室が担当していたユーザー登録情報の変更・更新・閉鎖にかかる業務負担（工数）を削減できます。
ただし、学内の異動（所属変更）については従来どおりの対応が必要です。
学外者に対する自動登録閉鎖の導入
学外者の運用については従来どおりですが、進行中の研究について研究終了届が提出された研究者に対して、ユーザー登録を自動的に閉鎖する機能を追加する予定です。

システム改修の運用開始時期

現時点での運用開始時期は2025年4月初旬以降を予定しています。

今回のシステム改修で変わる点について

1 UTokyoアカウントでのログインに変更ログイン方法が変わります

研究倫理審査申請システムへのログインは、これまでのメールアドレスとパスワード入力から、 UTokyo Accountでのログインに変更になります。

まず、UTokyo Accountのログイン画面で、10桁の共通IDとパスワードで、サインイン＆多要素認証いただきます。
それ以降は、 Utokyoからのログアウトが無い限り、都度サインインを行わずに、研究倫理審査申請システムへのログインが可能になります。

今回の連携でUtokyoのIDを使ってのログインの方が、ログイン操作は簡単になります。
（詳細は、研究倫理審査申請システムへのログイン操作について、を参照してください）

2 人事情報と連携リアルタイムに情報更新研究責任者の資格が、厳格に管理されます

研究責任者は、東京大学との雇用関係があり、決められた職名以上の資格が必要となります。　
（詳細は、初期登録関連のＱ＆Ａ、を参照してください）
UTokyo Accountを持ち、 “10桁の共通IDをお持ちの方”からのログインが必須となります。
また、職名については、人事情報と連携しリアルタイムに最新情報に更新が行われ、研究責任者の資格とも連動しています。

3 複数のユーザーアカウントをお持ちの方はご注意を原則、１ユーザー、１アカウントとなります

UTokyo Accountとの連携が行われますので、研究倫理審査申請システムへの登録は、１ユーザー、１アカウントとなります。
これまでに複数のユーザーアカウントをお持ちの先生方には、厳格な対応をお願いいたします。
相当の理由がある場合は、研究倫理支援室にお問い合わせください。

4 登録は自分で新しく研究倫理審査申請システムへ登録する方法が変わります

これまで研究倫理審査申請システムへの新規ユーザー登録は、倫理指導員がいるところでは倫理指導員が行い、いないところでは（他部局を含む）研究倫理支援室がユーザー登録の管理を行っていました。
システム改修後は、研究倫理審査申請システムへ登録は、ご本人に登録いただくことになります。
（詳細は、研究倫理審査申請システムへのログイン操作について、を参照してください）